Aus Spanien nach Italien kaufen: Umsatzsteuer beim innergemeinschaftlichen Erwerb und Reverse-Charge, Schritt für Schritt

Wenn Ware von Spanien nach Italien auf der Straße reist, liegt es nahe, das eine Einfuhr zu nennen und Zoll, Abgaben und Einfuhrumsatzsteuer an einer Grenze zu erwarten. Nichts davon greift. Spanien und Italien sind beide EU-Mitgliedstaaten, die Ware befindet sich also bereits im freien Verkehr und bleibt es für die ganze Fahrt — einschließlich des Abschnitts durch Frankreich. Es gibt keine Ausfuhranmeldung in Spanien, keine Einfuhranmeldung in Italien, keine Beförderung im T1 oder NCTS, keine Abgaben und keine Einfuhrumsatzsteuer an irgendeiner Grenze. Auch eine EORI-Nummer ist für die Beförderung selbst nicht nötig, denn EORI ist eine zollrechtliche Kennung für den Handel mit Ländern außerhalb der EU.

An die Stelle der Zollmaschinerie tritt ein Paar umsatzsteuerlicher Pflichten, die die beiden Unternehmen in ihren eigenen Erklärungen erledigen. Auf der spanischen Seite tätigt der Lieferant eine innergemeinschaftliche Lieferung (eine entrega intracomunitaria) und stellt sie zum Nullsatz. Auf der italienischen Seite tätigt der Käufer einen innergemeinschaftlichen Erwerb (einen acquisto intracomunitario) und verbucht die Steuer im Reverse-Charge selbst. Für die Umsatzsteuer fließt über die Grenze kein Geld; die Steuer wird erklärt, nicht an einer Schranke gezahlt.

Praktisch bedeutet das für einen italienischen Käufer, dass die Papiere, die tatsächlich mit dem Lkw reisen, kurz sind — eine Handelsrechnung, der CMR-Frachtbrief und eine Packliste — und die Umsatzsteuerarbeit danach passiert, in Ihrer Buchhaltung und in Ihren periodischen Erklärungen. Die Relation selbst behandelt unser Leitfaden zu Spanien → Italien; hier geht es ausschließlich um den Umsatzsteuermechanismus.

Die eine Voraussetzung, die den ganzen Mechanismus zum Nullsatz trägt, ist Ihre Umsatzsteuernummer. Als italienischer Käufer müssen Sie eine partita IVA halten, die für innergemeinschaftliche Umsätze freigeschaltet und damit im MIAS als gültig gelistet ist — dem Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU (englisch VIES), der öffentlichen Datenbank, in der Lieferanten die Nummer eines Geschäftspartners prüfen, bevor sie eine grenzüberschreitende Lieferung steuerfrei stellen.

Eine italienische partita IVA ist nicht automatisch für innergemeinschaftliche Umsätze aktiv. Ein Unternehmen muss in das MIAS-Register aufgenommen werden (die Aufnahme wird über die Agenzia delle Entrate beantragt), und bis das erledigt ist, kommt Ihre Nummer bei der Prüfung durch den spanischen Lieferanten als für innergemeinschaftliche Zwecke ungültig zurück. Passiert das, verweigert der Lieferant zu Recht den Nullsatz und berechnet stattdessen spanische Umsatzsteuer — die häufigste und am leichtesten vermeidbare Ursache unerwarteter Steuerkosten auf dieser Relation.

Der erste Schritt, lange bevor die Ware versandt wird, ist daher zu bestätigen, dass Ihre partita IVA im MIAS freigeschaltet ist, und dem Lieferanten die vollständige Nummer im richtigen IT-Format zu geben. Prüfen Sie ebenso, dass die spanische NIF-IVA des Lieferanten ihrerseits im MIAS gültig ist, denn beide Nummern gehören auf die Rechnung. Eine Nummer im MIAS zu prüfen kostet nichts und nimmt die teuerste Überraschung aus dem ganzen Geschäft heraus.

Aus Sicht des Lieferanten ist eine innergemeinschaftliche Lieferung an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat steuerfrei mit Vorsteuerabzug — zum Nullsatz —, sofern zwei Bedingungen erfüllt sind. Erstens muss der Kunde eine gültige Umsatzsteuernummer in einem anderen Mitgliedstaat haben, im MIAS bestätigt; das ist Ihre freigeschaltete partita IVA. Zweitens muss der Lieferant den Nachweis halten, dass die Ware Spanien körperlich verlassen hat und in einem anderen Mitgliedstaat angekommen ist — den Transportnachweis. Der bei der Ablieferung gezeichnete CMR-Frachtbrief ist der übliche Beleg dafür.

Sind beide Bedingungen erfüllt, stellt der Lieferant die Rechnung zu 0 % spanischer Umsatzsteuer aus, kennzeichnet sie als innergemeinschaftliche Lieferung und meldet den Vorgang in der Zusammenfassenden Meldung, dem spanischen modelo 349 (der periodischen Aufstellung innergemeinschaftlicher Lieferungen und Erwerbe). Das modelo 349 ist die eigene Meldepflicht des spanischen Unternehmens; ein Frachtführer reicht es weder ein noch rührt er es an.

Fällt eine der beiden Bedingungen aus — Ihre Nummer ist im MIAS nicht gültig oder der Lieferant kann den Versand nicht belegen —, kann er nicht gefahrlos steuerfrei stellen und berechnet spanische Umsatzsteuer, um sich in einer späteren Prüfung abzusichern. Diese spanische Umsatzsteuer ist für einen italienischen Käufer dann mühsam und langsam zurückzuholen. Den MIAS-Status und den Transportnachweis vorab richtig zu haben ist das, was die Lieferung korrekt beim Nullsatz hält.

Nehmen Sie einen konkreten Fall. Ihr spanischer Lieferant verkauft Ihnen Ware für 20.000 € und stellt sie, weil Sie eine gültige, im MIAS freigeschaltete partita IVA gegeben haben und die Ware mit CMR-Nachweis nach Italien versandt wird, zu 0 % spanischer Umsatzsteuer in Rechnung. Der Rechnungsbetrag, den Sie dem Lieferanten zahlen, beträgt 20.000 € — ohne Steuerzeile.

Auf der italienischen Seite ergänzen Sie diese Rechnung. Mit dem Normalsatz von 22 % berechnen Sie sich selbst 4.400 € italienische IVA (22 % von 20.000 €). Sie erfassen 4.400 € als geschuldete Steuer im Ausgangsregister und dieselben 4.400 € als Vorsteuer im Eingangsregister. Sind Sie voll steuerpflichtig und können die Vorsteuer vollständig abziehen, gleichen sich die 4.400 €, die Sie schulden, und die 4.400 €, die Sie zurückholen, exakt aus: Die Umsatzsteuerwirkung des Einkaufs ist null, und für diesen Vorgang verlässt keine Umsatzsteuer in bar Ihr Unternehmen.

Anders wird es nur, wenn Ihr Abzugsrecht eingeschränkt ist. Ein Unternehmen, das die Vorsteuer nicht vollständig erstattet bekommt — etwa mit teilweise steuerfreien Tätigkeiten und pro-rata-Satz, oder bei einem Einkauf mit Abzugsbeschränkung —, zieht weniger ab, als es sich selbst berechnet, und die Differenz wird zu echten Kosten. Die hier verwendeten 22 % sind der italienische Normalsatz zur Veranschaulichung; welcher Satz tatsächlich gilt, hängt von der Ware ab, und die Abzugsfähigkeit von Ihrer umsatzsteuerlichen Stellung. Das ist ein Richtbeispiel und keine Auskunft für Ihren Einzelfall — bestätigen Sie Satz und Abzugsposition mit Ihrem Berater.

Weil es bei einer innergemeinschaftlichen Beförderung keine Zollakte gibt, sind die Papiere, die der Fahrer tatsächlich mitführt, wenige — aber sie müssen stimmen, denn auf sie stützt sich der Lieferant für den Nullsatz und an ihnen gleicht der italienische Wareneingang die physische Ladung ab. Drei Papiere leisten die Arbeit.

Die Handelsrechnung steht im Zentrum. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung sollte sie beide Umsatzsteuernummern zeigen — die spanische NIF-IVA des Lieferanten und Ihre italienische partita IVA — und eine Formulierung tragen, die den Vorgang als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers im Bestimmungsland ausweist. Dieser Hinweis signalisiert allen in der Kette, auch Ihrer eigenen Buchhaltung, dass die Steuer in Italien selbst zu verbuchen und nicht in Spanien zu berechnen ist.

Der CMR-Frachtbrief (die lettera di vettura CMR) ist das Transportdokument des internationalen Straßengüterverkehrs, vom Empfänger bei der Ablieferung gezeichnet. Über den Beförderungsvertrag hinaus ist er der zentrale Beleg des Lieferanten dafür, dass die Ware Spanien verlassen hat und Italien erreicht hat — der Transportnachweis, auf dem der Nullsatz steht. Die Packliste, eine Zeile je Palette oder Karton mit Netto- und Bruttogewicht, erlaubt dem italienischen Wareneingang die Einbuchung und sollte sich mit Rechnung und Frachtbrief bei Palettenzahl, Gewicht und Wert decken. Gleichen Sie alle drei ab, bevor der Lkw Spanien verlässt; Abweichungen lösen Sperren im Wareneingang aus, obwohl kein Zoll beteiligt ist.

Die Rolle von SAVA in diesem Vorgang ist die physische Beförderung. Wir sind der Frachtführer auf der Relation Spanien → Italien, mit einem planmäßigen Sammelgutverkehr mit Abfahrten an festen Wochentagen aus unserem Hub in Castellar del Vallès bei Barcelona, auf eigenen Fahrzeugen und denen von Partnerunternehmern. Wir stellen den CMR-Frachtbrief aus — der zugleich als Transportnachweis des Lieferanten für den Nullsatz dient — und liefern gegen ihn ab, wobei die Unterschrift des Empfängers den Kreis schließt.

Was wir nicht tun, ist die Steuer. Wir bearbeiten keine italienische Umsatzsteuer, wir erstellen und übermitteln keine SdI-Ergänzung (TD18), wir reichen kein INTRASTAT ein und kein modelo 349. Die Reverse-Charge-Buchung, die Einträge in den Umsatzsteuerregistern, die MIAS-Freischaltung und die statistischen Meldungen sind Sache der Unternehmen, erledigt mit Ihrem Buchhalter oder commercialista. Als CMR-Frachtführer tragen wir die gesetzliche CMR-Haftung — 8,33 SZR je Kilogramm betroffenen Rohgewichts, richtwertig 10 bis 11 € je kg beim aktuellen SZR-Kurs —, was bei hochwertiger Ware unter dem Wiederbeschaffungswert liegt; ist Ihre Ware mehr wert, lassen Sie uns eine zusätzliche Allgefahren-Warentransportversicherung vermitteln oder besorgen Sie sie selbst. Über die CMR-Grenze hinaus versichern wir die Ware nicht standardmäßig.

Nichts davon ist Steuer- oder Rechtsberatung. Es ist allgemeine Information darüber, wie der innergemeinschaftliche Erwerb auf der Relation Spanien → Italien funktioniert, und Sätze, Schwellen und Verfahren ändern sich. Bestätigen Sie Ihre konkrete Lage mit einem qualifizierten italienischen Steuerberater, bevor Sie sich darauf verlassen.

Partita IVA als im MIAS freigeschaltet bestätigt — Ihre italienische Nummer ist für innergemeinschaftliche Umsätze aktiv und im MIAS überprüft, und die spanische NIF-IVA des Lieferanten ist ebenfalls gültig. Das ist die Voraussetzung für die steuerfreie Lieferung; ohne sie berechnet der Lieferant spanische Umsatzsteuer.

Rechnung trägt beide Umsatzsteuernummern und den Reverse-Charge-Hinweis — die spanische NIF-IVA, Ihre partita IVA, 0 % spanische Umsatzsteuer und einen Vermerk, der die Lieferung als innergemeinschaftlich und in Italien der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers unterliegend ausweist.

Reverse-Charge-Ablauf mit Ihrem Buchhalter abgestimmt — die Rechnung mit italienischer IVA ergänzen, sie in beide Register (vendite und acquisti) eintragen, sodass geschuldete Steuer und Vorsteuer bei einem voll steuerpflichtigen Unternehmen auf null aufgehen, und die SdI-Ergänzung als Dokumententyp TD18 übermitteln.

INTRASTAT geprüft — bestätigen Sie, ob Ihre innergemeinschaftlichen Einkäufe die Meldeschwelle für Eingänge überschritten haben und, wenn ja, dass die Meldung abgegeben wird.

Papiere abgeglichen — Handelsrechnung, CMR-Frachtbrief und Packliste stimmen bei Palettenzahl, Gewicht und Wert überein, bevor der Lkw Spanien verlässt, und der unterschriebene Frachtbrief geht als Transportnachweis an den Lieferanten zurück.

Deckung für hochwertige Ware geklärt — ist die Ware mehr wert, als die CMR-Grenze abdeckt, schließen Sie eine zusätzliche Allgefahren-Warentransportversicherung ab, statt sich auf die gesetzliche CMR-Haftung zu verlassen.

Angebot in der Hand — für die Beförderung selbst liegen Lademeter, Preis und ein schriftliches Angebot auf der Relation Spanien → Italien in etwa 15 bis 20 Minuten vor und halten 24 Stunden. Die Umsatzsteuer liegt, wie oben, bei Ihnen und Ihrem Berater und nicht beim Frachtführer.